Ведите учёт истории изменений в книгах Excel, отслеживайте и сравнивайте изменения

Некоторые досадные ошибки знакомы каждому пользователю Excel. Вы или ваши коллеги можете по ошибке ввести неверные значения или даже случайно удалить ценные данные. Функция MS Excel «Отслеживать исправления» имеет свои ограничения: история изменений периодически удаляется, функция не подразумевает сохранения резервных копий и работает только в общих книгах. Есть ли способ сохранять данные без создания множества резервных копий или сложных макросов?

Инструмент «Контроль версий» решит эти задачи и надёжно сохранит данные:

«Контроль версий для книг» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.

Скачать XLTools для Excel

Надстройка XLTools «Контроль версий для книг» — это инструмент для контроля изменений и управлениями версиями документов Excel. С его помощью можно отслеживать изменения файлов Excel и видеть кто, когда и какие изменения вносил.

1. Откройте книгу Нажмите кнопку Включить на панели инструментов XLTools.
2. В окне настроек нажмите Включить Готово, теперь для этой рабочей книги ведется учёт истории изменений. Далее вы можете сохранять версии книги.

Или:откройте Настройки XLTools Вкладка «Контроль версий» Включить.

Когда вы включите Контроль Версий для рабочей книги, рекомендуем сразу сохранить исходную версию в Журнал изменений. Это позволит сравнивать с ней последующие версии, а при необходимости восстановить исходную книгу.

1. Нажмите кнопку Сохранить изменения Откроется диалоговое окно.
2. Добавьте содержательный комментарий, напр. «Исходная версия» OK Готово, исходная версия сохранена в Журнал изменений.

По мере редактирования книги сохраняйте версии в Журнал изменений. Рекомендуем сохранять версию после любых существенных изменений или так часто, как сочтёте нужным.

1. Внесите изменения Как будете готовы сохранить версию, нажмите Сохранить изменения.
2. Добавьте комментарий OK.

Совет:пишите содержательные комментарии. Это поможет отличить версии друг от друга и найти нужную в Журнале изменений.

1. Откройте Настройки XLTools Вкладка «Контроль версий».
2. Отметьте чекбокс «Сохранять версию в Журнал изменений каждый раз, как я сохраняю книгу с изменениями».

1. Внесите изменения в книгу Нажмите Сохранить изменения Откроется диалоговое окно.
2. Для предпросмотра и сравнения изменений дважды кликните мышкой по отредактированному листу в списке.
3. Откроется временный файл, и на листе «Новой» версии изменённые ячейки будут выделены красным цветом.
4. Посмотрите результат Закройте временный файл Нажмите ОК, чтобы сохранить эту новую версию, или Отмена, чтобы вернуться к редактированию книги.

Все версии книги, сохранённые в Журнал изменений, хранятся в Git репозитории на вашем компьютере. Git — это широко используемая система контроля изменений, она безошибочно регистрирует все изменения и не занимает много места на диске.

Сразу после включения «Контроля версий», в той же папке, где находится ваша книга Excel, автоматически появится папка «НазваниеКниги_Revisions». Это Git репозиторий, в котором будет храниться вся история изменений данной книги. Каждый раз, как вы сохраняете версию (commit), она сохраняется в репозиторий.

Внимание:это важно – не удаляйте, не переименовывайте, не перемещайте эту папку репозитория. В противном случае история изменений будет утеряна.

Журнал изменений содержит список всех ранее сохранённых версий.

Нажмите кнопку Журнал изменений на вкладке XLTools Откроется Журнал изменений.

• Просматривайте список версий: он отображает комментарии, имена авторов и время, когда версия была сохранена. Можно отслеживать, кто и когда вносил изменения.
• Фильтруйте сохранённые версии и ищите нужную. Введите запрос в поле поиска, и поиск пройдет по названиям версий, комментариям, авторам и датам.
• Посмотрите меню инструментов: свернуть или развернуть список, открыть, сохранить, откатиться и сравнить версии.

Вы можете легко сравнить две версии рабочего листа друг с другом:

1. Нажмите кнопку Журнал изменений Откроется журнал.
2. Удерживая клавишу Ctrl, выделите два листа, которые вы хотите сравнить > В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить две выбранные версии.

   

   

3. Откроется временная книга. На листе «Новой» версии изменения будут наглядно выделены красным цветом.

Внимание:инструмент «Контроль версий» сравнивает значения в ячейках. Если значения ячеек в двух версиях отличаются, они быдет выделены. «Контроль версий» не отслеживает (пока) изменения в формулах, форматах, добавленные или удаленные строки и столбцы.

Таким же образом вы можете сравнить любую версию рабочего листа с предыдущей или текущей версией:

1. Нажмите кнопку Журнал изменений Выделите любую версию листа.
2. В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить с Предыдущей версией или Сравнить с Текущей версией.
3. Откроется временная книга, изменённые ячейки будут выделены.

Инструмент «Контроль версий» интегрирован с надстройкой Inquire. Она помогает сравнивать версии документа Excel более детально.

1. Нажмите кнопку Журнал изменений Откроется журнал.
2. Удерживая клавишу Ctrl, выделите две книги, которые вы хотите сравнить В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить две выбранные версии в Inquire.

   

   

3. Результат сравнения откроется в Inquire: посмотрите, где были изменения значений, формул, структуры документа, форматов, т.д

Таким же образом вы можете сравнить любую версию рабочей книги с предыдущей или текущей версией:

1. Нажмите кнопку Журнал изменений Выделите любую версию книги.
2. В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите Сравнить с Предыдущей версией в Inquire или Сравнить с Текущей версией в Inquire.
3. Результат сравнения откроется в Inquire.

Чтобы открыть, сохранить или откатиться до любой предыдущей версии рабочей книги:

1. Нажмите кнопку Журнал изменений Выберите нужную версию книги.
2. В меню журнала или в контекстном меню по правому клику мыши выберите нужную операцию:

   • Открыть эту версию книги
   • Сохранить эту версию книги как
   • Откатиться до этой версии книги

Надстройка XLTools «Контроль версий» помогает эффективно организовать совместную работу над общим документом.

1. Убедитесь, что надстройка XLTools установлена на компьютере каждого члена команды.

2. Поместите рабочую книгу в общую папку на локальном диске Разрешите доступ к книге всем членам команды Дайте им права на чтение и редактирование книги. Никто вне команды не сможет редактировать документ, который находится под Контролем версий.

3. Каждый участник команды может сохранять и сравнивать версии и просматривать Журнал изменений.

Если файл сохранён в сетевой папке или на облачном диске, «Контроль версий» может выдать ошибки пути к файлу («слишком длинный путь к файлу»). Чтобы хранить историю версий, Git репозиторий создаёт вложенные папки, и иногда путь к этим папкам может превышать лимит Windows.

Наши разработчики уже ищут решение. Пока рекомендуем попробовать сократить путь к сетевой папке, а также название файла. Или сохраняйте документы под Контролем версий на локальном диске на вашем компьютере.