Отправляйте email рассылку прямо из интерфейса Excel (слияние с почтой без Word)

Сегодня массовые рассылки почти по умолчанию предполагают персонализацию. Это касается любых рассылок, от корпоративных новостей до массовых маркетинговых кампаний. И любого способа отправки, от стандартного слияния почты в MS Word до специализированных SendGrid или MailChimp. Зачастую единственный общий знаменатель — это список получателей в Excel. Так возможно ли отправлять массовые персонализированные рассылки без помощи Word или других программ?

Инструмент XLTools «Email рассылки» позволяет создать слияние вашей почты со списком получателей в Excel и отправлять массовые персонализированные рассылки напрямую из интерфейса Excel:

«Email рассылки» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.

Скачать XLTools для Excel

Предположим, ваша компания планирует провести мероприятие, и вам нужно отправить email приглашения 50-60 партнёрам. Чтобы сообщения не выглядели как спам, вам нужно, чтобы каждому партнёру пришло персонализированное письмо с обращением по имени. Кроме того, вы не хотите случайно раскрыть контакты всех партнёров в строке «КОМУ» — так что каждое письмо должно быть адресовано только одному партнёру. Надстройка XLTools «Email рассылки» поможет выполнить рассылку именно так, при этом сэкономив вам время.

• Используйте эту надстройку, если вы привыкли хранить списки контактов в Excel. Все операции выполняются напрямую в интерфейсе Excel — без необходимости переключаться между email, Excel, Word и файлами вложения.
• «Email рассылки» для рабочих рассылок: отправляйте приглашения партнёрам, напоминания об оплате счета клиентам, презентации коллегам, отчёты об успеваемости студентам, т.д.
• «Email рассылки» для личных рассылок: отправляйте план совместной поездки друзьям и семье, повестку собрания членам родительского комитета, т.д.

Если вы планируете отправлять массовые маркетинговые рассылки – например, новостную рассылку подписчикам, специальные предложения клиентам, т.д. – рекомендуем использовать специализированные сервисы SendGrid, MailChimp или другие.

Надстройка XLTools «Email рассылки» НЕ является сервисом email-рассылок. Это надстройка Excel для повышения продуктивности работы, которая упрощает массовую отправку персонализированных рассылок, с быстрой настройкой параметров:

1. Свяжите «Email рассылки» со своим email аккаунтом.
2. Создайте список получателей в таблице Excel.
3. Создайте шаблон email сообщения, добавьте метки для вставки персонализированных данных.
4. Нажмите «Отправить» — и отправьте массовую персонализированную рассылку, не покидая интерфейса Excel!

Внимание:Надстройка «Email рассылки» никак не может повлиять на спам-фильтры какой-либо электронной почты. В конечном итоге, вы не можете предугадать, отправит (или не отправит) почтовый ящик получателя ваше письмо в спам. Каждый почтовый домен устанавливает собственные алгоритмы фильтрации спама.

Свяжите «Email рассылки» в Excel с Outlook.

1. Нажмите кнопку Настройки на вкладке XLTools Откройте вкладку Email рассылки Отправлять через Outlook Если у вас настроено несколько аккаунтов, выберите нужный из выпадающего списка.
2. Если необходимо, отметьте Удалять из Отправленных, чтобы удалить отправленные письма из вашего Outlook ОК.
3. Перейдите к созданию списка получателей.

Свяжите «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком посредством SMTP (Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи электронной почты).

Важно:мы не можем гарантировать, что инструмент «Email рассылки» будет работать (или продолжит работать в будущем) с вашим конкретным email аккаунтом. «Email рассылки» потенциально может подключиться практически к любому email аккаунту: к личной или рабочей почте на Outlook, Gmail, Yandex, т.д. Тем не менее, в связи с усилением требований к безопасности и защите персональных данных изменяются глобальные стандарты отправки email, и провайдеры меняют свои протоколы в отношении сторонних SMTP подключений. Если ваши массовые рассылки критичны для бизнеса, рекомендуем использовать специализированные сервисы: SendGrid, MailChimp или другие.

Нажмите кнопку Настройки на вкладке XLToolsb Откройте вкладку Email рассылки (SMTP).

• «Email отправителя» – адрес вашей электронной почты, с которой будет осуществлена рассылка.

  Напр., your_name@gmail.com.

• «SMPT Сервер» и «Порт» заполнятся автоматически; в противном случае обратитесь к вашему системному администратору.

• «Имя отправителя» – введите свое имя, название компании или любое другое, как оно будет отображаться в почтовом ящике получателей.

  Напр., «Семинары XYZ».

• «Имя пользователя» и «Пароль» – привяжите свою электронную почту.

• При необходимости отметьте флажком Использовать SSL/TLS. Криптографические протоколы SSL (Secure Sockets Layer, уровень защищённых сокетов) и TLS (Transport Layer Security, безопасность транспортного уровня) создают безопасную связь между вашим email сервером и вашим компьютером.

Таблица Excel — это удобный способ хранения контактов. Каждая строка содержит сведения об одном получателе. Каждый столбец представляет собой персонализированное поле, напр. Email, Имя, Отчество, т.д. Эта Excel таблица также служит источником данных для «Email рассылок». Данные этих персонализированных полей позднее заместят соответствующие метки в шаблоне email сообщения.

Чтобы создать создание список получателей с нуля:

1. Нажмите кнопку Создать список рассылки на панели XLTools.
2. Отметьте флажками нужные поля, напр., Имя, Фамилия.

   

   Внимание:столбец «Email» добавляется по умолчанию.
3. Отметьте флажком Вложение, если вы хотите приложить файлы.
4. Укажите, поместить ли список рассылки на новый или на существующий лист.
5. Нажмите Создать Готово.
6. Заполните таблицу своими данными. При необходимости вручную добавьте столбцы для других персонализированных полей, напр. «РегНомер». Число столбцов не ограничено.

Чтобы использовать свой существующий список контактов:

1. Откройте ваш список контактов в Excel.

2. Отформатируйте список как таблицу:

   Выделите диапазон На вкладке «Главная» нажмите Форматировать как таблицу Выберете любой подходящий стиль таблицы.

3. Присвойте заголовки столбцам, напр., «Email», «Имя», «Фамилия», «РегНомер», «Вложение», т.д.

Вы можете вложить 1 или 2 файла каждому получателю вашей рассылки. Вы можете вложить файл любого формата: PDF, DOCX, PPTX, XLSX, JPEG, т.д. Учтите ограничения вашего почтового домена на размер вложений. Обычно, размер сообщения с вложениями не может превышать 10-20 MB.

1. Откройте свой список получателей.

2. Добавьте столбец для указания файловых вложений:

   • Чтобы приложить один файл:

     Добавьте один столбец, напр. «Вложение 1».

   • Чтобы приложить два файла: Добавьте два столбца, напр. «Вложение 1» и «Вложение 2».

3. Укажите путь к файлу на вашем компьютере, напр., C:\Documents\Программа-Семинара.pdf.

   • Чтобы отправить один и тот же файл всем получателям:

     Скопируйте путь к файлу во все ячейки столбца вложений.

   • Чтобы отправить разные файлы разным получателям:

     Укажите путь к файлам для каждого получателя индивидуально.

   • Чтобы не отправлять вложений некоторым получателям:

     Оставьте соответствующие ячейки пустыми.

1. Нажмите кнопку Отправить рассылку на вкладке XLTools Откроется диалоговое окно.

2. Укажите диапазон списка рассылки, включая заголовки.

3. Подтвердите столбец, который содержит email адреса получателей:

   Напр., выберите поле Email.

4. Подтвердите столбцы, которые содержат пути к файлам вложений:

   Напр., выберите поля Вложение 1 или Вложение 2.

5. Напишите «Тему сообщения» так, как она должна отображаться в почтовом ящике получателя.

   Напр., напечатайте «Подтверждение участия в семинаре».

6. Введите текст сообщения в редакторе:

   • Напечатайте текст сообщения. При необходимости используйте инструменты форматирования текста: шрифт, цвет, выравнивание, вставить ссылку, вставить изображение, т.д.
   • Или, нажмите кнопку Загрузить HTML из файла, чтобы использовать свой существующий HTML шаблон.

7. Выбирайте метки из списка возможных и вставляйте их в квадратных скобках:

   Напр., [Имя], [РегНомер].

Внимание:после нажатия кнопки Отправить и до окончания отправки будет невозможно внести изменения в список получателей или в шаблон сообщения.

Рекомендуем сначала протестировать рассылку. Напр., создайте тестовый список получателей, указав в нём только свои email адреса — и отправьте email себе. Проверьте, чтобы метки корректно замещались персонализированными данными, чтобы в тексте и теме письма не было ошибок и опечаток. Убедитесь, что ваше сообщение выглядит профессионально.

• Email сообщения отправляются одно за другим, напрямую из интерфейса Excel.
• Статус отправки (либо Sent — отправлено, либо указание ошибки — error) появится в последнем столбце вашего списка рассылки.
• Отправленные сообщения вы сможете найти в «Исходящих» или «Отправленных» письмах в своём почтовом ящике.

Внимание:статус доставки сообщения не отслеживается.

• Каждый человек из вашего Excel списка рассылки получает персонализированное email сообщение.
• Каждое сообщение отправляется индивидуально — получатель не видит email адреса других получателей.
• Все метки корректно замещаются данными для каждого конкретного получателя.
• Указанные файлы автоматически прикрепляются к сообщению.

Надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок и не ограничивает число отправляемых email сообщений. Массовая рассылка отправляется с вашего email аккаунта.

Внимание:у каждого почтового домена (поставщика услуг электронной связи) существует своя политика о квотах исходящих сообщений, размера вложений и размера почтового ящика. Превышение лимита отправки грозит блокировкой, занесением в чёрный список или другими санкциями. Свяжитесь с вашим поставщиком и уточните свой лимит на отправку электронных сообщений посредством SMTP.

• Бесплатные email аккаунты предназначены для личной переписки и не созданы для массовых рассылок. Напр., лимит на Gmail и Yandex составляет около 50-100 писем/день.
• Рабочая почта или собственные SMTP-серверы допускают гораздо большее число отправленных сообщений.
• Специализированные сервисы email рассылок, напр. SendGrid или MailChimp, предлагают тысячи сообщений в месяц в зависимости от типа подписки.